Vanaf 1 januari 2026 worden bedrijven wettelijk verplicht om onderling elektronische facturen uit te wisselen. Minister van Financiën Vincent van Peteghem (CD&V) heeft aangekondigd dat alle zakelijke transacties vanaf deze datum moeten plaatsvinden via speciaal gecodeerde e-invoices, en niet langer via traditionele pdf-formaat.
Het initiatief is gericht op het verkleinen van de btw-kloof en biedt tevens een administratieve vereenvoudiging voor ondernemingen. Echter, het betreft enkel facturen die tussen bedrijven worden uitgewisseld en niet die naar particulieren worden verzonden.
Wat is een e-invoice?
Een e-invoice is meer dan alleen een elektronische factuur in pdf-formaat. Frank Socquet van Unizo legt uit dat het gaat om een geprogrammeerde code die leesbaar is voor machines zoals computersoftware. Hiermee wordt een gestandaardiseerde methode van verzenden en ontvangen van facturen tussen bedrijven mogelijk gemaakt.
Christophe Vanhoutte, Country Manager bij Unifiedpost, een specialist in elektronische facturatie, benadrukt dat een e-invoice niet alleen de kans op fouten aanzienlijk verkleint, maar ook een automatische verwerking in boekhoudsystemen mogelijk maakt, wat handmatige overtypingen overbodig maakt.
Voordelen van elektronische facturatie
Elektronische facturatie belooft op de lange termijn een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging. Naast het sneller, efficiënter en goedkoper maken van het factureringsproces, vermindert het ook de kans op fouten, waardoor het betrouwbaarder en veiliger wordt. Studies tonen aan dat volledige overschakeling van het Belgische bedrijfsleven van papieren naar elektronische facturatie de administratieve lasten met 3,36 miljard zou kunnen verminderen.
Luc Caubergh, Sales Director bij Unifiedpost, wijst erop dat veel ondernemers niet beseffen hoeveel kosten en tijd ze besparen door over te stappen op digitale facturatie. De besparingen variëren van postzegels tot enveloppen, wat resulteert in aanzienlijke efficiëntie.
Zijn bedrijven klaar voor de overgang?
Op dit moment wordt ongeveer 15% van de facturen al elektronisch verstuurd, volgens Socquet. Uit een enquête onder 400 ondernemingen door Unizo blijkt echter dat 25% van de bedrijven klaar is om direct over te stappen op digitale facturatie, terwijl een even groot percentage er nog niet klaar voor is. De overige 50% is onzeker over hun digitale voorbereidheid. Er is dus nog werk aan de winkel, waardoor de overheid een geleidelijke overgangsperiode heeft ingevoerd.
Voor meer informatie kun je het artikel in De Tijd lezen: Vanaf 2026 zijn ondernemingen verplicht onderling elektronisch te factureren