Vanaf 2026 verandert de manier waarop ondernemers elektronische facturen kunnen betwisten. Met de invoering van de verplichte elektronische facturatie zal ook de aanpak van betwistingen moeten evolueren. Dit heeft niet alleen praktische gevolgen, maar kan ook je cashflow en klantrelaties beïnvloeden. In deze blog bespreken we hoe je als ondernemer hier het beste mee omgaat.

De impact van de nieuwe regelgeving

De Europese richtlijn rond elektronische facturatie wordt vanaf 2026 in België stapsgewijs verplicht voor alle ondernemingen. Hierdoor moeten bedrijven niet alleen overstappen naar een digitale facturatiemethode, maar ook nadenken over hoe ze geschillen rond deze facturen efficiënt kunnen beheren. Dit kan een uitdaging zijn, want hoewel digitale processen vaak sneller en transparanter zijn, vereisen ze ook een andere aanpak bij geschillen.

Hoe elektronische facturen betwisten?

Het betwisten van elektronische facturen blijft mogelijk, maar vraagt een iets andere aanpak dan papieren facturen:

1. Formele betwisting - Zorg ervoor dat je je betwisting steeds schriftelijk vastlegt, bijvoorbeeld via e-mail of een digitaal facturatiesysteem. Zo heb je een duidelijk bewijs van je standpunt.

2. Tijdig reageren - Wacht niet te lang met reageren. In veel gevallen geldt een wettelijke termijn waarbinnen je een factuur moet betwisten om je rechten te behouden.

3. Duidelijke communicatie - Vermeld in je betwisting altijd duidelijk waarom je de factuur betwist en voeg waar mogelijk bewijsmateriaal toe, zoals contracten, leveringsbewijzen of e-mails.

4. Documentatie bewaren - Houd al je communicatie en relevante documenten goed bij. Dit is cruciaal voor een vlotte afhandeling, mocht het geschil uiteindelijk voor de rechter komen.

Voorkomen is beter dan genezen

Hoewel het belangrijk is om te weten hoe je facturen kunt betwisten, is het nog beter om deze situaties te voorkomen:

• Duidelijke afspraken maken - Zorg voor duidelijke overeenkomsten met je klanten over prijzen, leveringstermijnen en betalingsvoorwaarden.

• Transparante facturatie - Vermeld altijd duidelijk op je facturen welke diensten of producten geleverd zijn en welke kosten hiervoor in rekening worden gebracht.

• Automatisatie en controle - Maak gebruik van software om je facturatieproces te automatiseren en tijdig herinneringen te sturen bij betalingsachterstanden.

Hulp nodig?

Heb je vragen over de impact van deze veranderingen op jouw bedrijf of wil je advies over hoe je je processen het beste kunt aanpassen? Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Wij helpen je graag verder.

Blijf voorbereid en zorg dat je administratie klaar is voor 2026.