Het UBO register is voor veel ondernemers geen dagelijkse prioriteit. Toch is er één verplichting die jaarlijks terugkomt en die je best niet laat liggen: de jaarlijkse bevestiging van je UBO gegevens. Ook als er geen enkele wijziging is in aandeelhouders, bestuur of structuur moet je elk jaar expliciet bevestigen dat de gegevens nog correct zijn. Doe je dat niet, dan riskeer je administratieve boetes. 

Wat is het UBO register ook alweer?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. In het UBO register worden de uiteindelijke begunstigden van Belgische entiteiten geregistreerd, zoals vennootschappen, vzw’s en stichtingen. Het doel is transparantie rond wie uiteindelijk controle uitoefent of economisch voordeel geniet. 

Jaarlijkse bevestiging: ook zonder wijzigingen

Een veelvoorkomende misvatting is dat je enkel iets moet doen wanneer er iets verandert. Dat klopt niet. Elk jaar moet je bevestigen dat de informatie nog actueel is, zelfs wanneer alles identiek is gebleven. 

Wie dit niet doet, kan een administratieve sanctie krijgen. De boetes kunnen volgens de regelgeving oplopen van 250 euro tot 50.000 euro. 

Tegen wanneer moet je bevestigen?

De deadline hangt af van je vorige bevestiging. Bevestigde je bijvoorbeeld op 15 februari 2025, dan moet je uiterlijk op 15 februari 2026 opnieuw bevestigen. Je werkt dus met een rolling deadline, per entiteit. 

Hoe controleer en bevestig je dit?

De bevestiging gebeurt volledig digitaal via MyMinfin.

Je logt in, kiest de juiste entiteit als je meerdere mandaten hebt, opent de UBO fiche, controleert de gegevens en klikt vervolgens op jaarlijkse bevestiging. Bewaar het bevestigingsdocument en bezorg het bij voorkeur aan je accountant, zodat je dossier volledig is. 

Werk je met een digitaal aandelenregister zoals eStox?

In bepaalde gevallen kan een jaarlijkse bevestiging automatisch verwerkt worden via een digitaal effectenregister, maar dat is geen reden om het blind te laten lopen. Controleer altijd of de bevestiging effectief gebeurd is en of de gegevens correct zijn. 

Praktische tip voor ondernemers met meerdere vennootschappen

Heb je meerdere entiteiten, dan loont het om één vast moment per maand of per kwartaal te reserveren voor administratieve checks zoals UBO, eBox, btw deadlines en mandaten. Zo vermijd je last minute stress en boetes.

Finum Accountants helpt je graag met de opvolging

Twijfel je of je UBO gegevens nog correct staan, of wil je zeker zijn dat de jaarlijkse bevestiging tijdig gebeurt? Finum Accountants helpt je graag met een pragmatische check en opvolging, afgestemd op jouw ondernemingsstructuur.

Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder.